Как составить бюджет мероприятия и не выйти за него

Самая частая причина конфликта между заказчиком и агентством — не качество программы, а неожиданная цифра в финальном счёте. Почти всегда она появляется там, где смета была написана крупными мазками: «оформление», «техника», «артисты».

Разложите смету на четыре части

Любое событие раскладывается на четыре группы затрат, и считать их надо отдельно — иначе экономия в одной части незаметно съедается другой.

• Площадка: аренда, депозит, уборка, охрана, парковка гостей.
• Люди: ведущий, артисты, диджей, техники, координатор, фотограф.
• Продакшн: звук, свет, экраны, сцена, декор, полиграфия, реквизит.
• Гостевой блок: кейтеринг, напитки, подарки, трансфер.

Дальше каждая строка получает цену за единицу и количество. Не «декор — 80 000», а «арка 1 шт., композиции на столы 12 шт., бумажный фон 1 шт.». Так становится видно, что можно сократить.

Где чаще всего появляется перерасход

• Переработка площадки и техников после полуночи — считается по двойному тарифу.
• Гости «плюс один»: кейтеринг закупается по финальному числу, а оно растёт в последнюю неделю.
• Логистика реквизита: доставка и подъём на этаж почти всегда забывают заложить.
• Замена подрядчика в последний момент — срочность стоит 20–40 % сверху.

Хорошая смета — та, из которой можно вычеркнуть строку и сразу увидеть, на сколько уменьшится счёт.

Резерв — не роскошь

Закладывайте 10 % сверх сметы на непредвиденное. Если резерв не понадобился — отлично, вернёте его в бюджет компании. Если понадобился — вы решите проблему за пятнадцать минут, а не за три согласования.

В Кирове мы обычно фиксируем смету за две недели до события: к этому моменту известны площадка, состав артистов и примерное число гостей, а значит цифра уже не «плавает».